工作描述

• 是积极的! 当招聘, 职位描述是申请人对单位和主管的第一印象.

要简洁直接:

• 使用更简单的词而不是更复杂的词.
• 保持句子结构尽可能简单明了.
• 避免使用行话、缩写和首字母缩写. 如果需要使用缩略语和首字母缩略词，请在第一次使用时定义它们.
• 不要使用模棱两可的术语. 如果你使用诸如“协助，处理和执行”之类的术语，请描述 如何 该职位协助、处理或执行. 使用“by”这个词，然后详细说明所执行的任务或操作，通常会澄清歧义.
• 不要把职位描述写成按部就班的工作指南.

包容:

• 避免使用诸如“他管理”和“她负责”之类的带有性别色彩的语言.”
• 避免使用会妨碍照顾残疾员工的限制性语言.
• Focus on the business needs of the unit; don’t tailor a job description to an individual you'd like to hire.

是准确的:

• 把重点放在主要的工作职责上，忽略一些琐碎的职责和偶尔的任务.
• 只包括从今天起分配的任务. 不包括潜在的未来关税或任何不再需要的关税.
• Do not write the job description based upon the desired job classification or market rate; express realistic levels of authority, 职责与义务.
• 推荐职位或部门，而不是员工的名字.
• 要记住，现任员工可能比新员工拥有更多的技能和经验.
• 对技术过于具体, 流程或程序会导致职位描述过早过时.

工作头衔是员工每天使用的头衔. 它将显示在大学目录中.

除非这个职位属于一个已经确定的工作家族，并且有明确的头衔选择, 工作职称由单位确定，须经院长或副院长批准.

工作标题应:

• 描述所执行的功能或工作.
• 与专业/行业惯例保持一致.
• 与工作系列和/或工作单位内的其他工作头衔保持一致.

工作职称不能:

• 中其他地方使用的位置标题复制 工作家庭结构. (例如:行政助理的工作职称可能不会分配给职位名称为二级行政支持专员的职位.)
• 歪曲大学或职位级别. 使用夸大的头衔可能会对大学内外的其他人歪曲职位的责任和权威水平.

有效的工作称谓的例子:

• 教学实验室协调员
• 研究生支持协调员
• 回收、剩余及固体废物技术员 

此列表并非详尽无遗或具有限制性

• 分析师 (e.g. 业务分析师、资讯科技保安分析师)
  执行主要需要分析的工作
• 助理 (e.g. 行政助理)
  assists; helps others to accomplish their assigned goals
• 联系。 (e.g. 副主任)
  第二指挥官(如果两者在同一单位，则高于助理主任)
• 协调员 (e.g. 背景调查协调员、转职协调员)
  组织和促进活动-通常没有对他人的直接授权
• 导演 (e.g. 通讯总监、项目总监)
  负责开发的高级职员, 实施和评估一个主要单位或跨单位的具体活动的活动和人员
• 初级 (e.g. 初级副总法律顾问)
  一系列相关职位的入门级
• 联络 (e.g. 职业谘询及联络)
  促进或安排双方或组织之间的互动
• 引领。 (e.g. 首席电工、销售主管)
  work leader for a small group; typically performs work that is substantially similar to their peers; provides informal leadership or guidance to peers in the completion of work; does not hire, 评估或监督员工
• 经理 (e.g. 设备管理器)
  manages the execution of an assigned function or a work unit; may or may not supervise staff that assist with execution
• 高级 (e.g. 高级工程师、高级发展主任)
  在一系列相关职位上有较高水平的经验、专业知识和/或责任
• 专家 (e.g. 课堂媒体专员)
  在一个单位或功能中提供专门的支持，通常是一个主题专家.
• 主管 (e.g. 操作主管)
  指导和检查下属的日常工作
• 技术员 (e.g. 财务技术员、研究技术员)
  完成技术任务

职位概述提供了职位的概要, 职位的级别和职责范围. 它并不是一个囊括所有职位的清单, 而是对最重要的职能和责任的简要介绍.

对于属于既定工作家族的职位, 人力资源部维护标准化的职位概述. 对于不属于an的位置 既定工作家庭，职位概述是由招聘单位制定的.

职位概述应包括:

• 一个简短的段落(两到四句话)，描述工作的基本目的.
• 潜在责任清单. 从“职责可能包括:”开始，然后添加一个项目列表，以一般术语写大约五到八项职责(例如“处理各种财务文件”)。

用于招聘申请人的帖子是由PeopleAdmin中创建职位描述内容的同一个Action创建的. 随着大学向标准化概述的工作家庭迈进, 单位可以选择在行动的这一部分中包含上下文陈述，这将是发布的职位概述的第一段.

• 限制为750个字符
• 可能包括该职位向谁报告, 职位在办公室中的角色, 最主要的焦点是. 研究职位应包括该职位或实验室小组的研究重点信息.
• 不能包括申请人必须具备的资格或广告声明，如“我们正在寻找……”. 促销或广告语言最适合直接添加到广告和社交媒体帖子的广告导语中.

注意:本节正在PeopleAdmin中开发. 直到可用为止, 上下文语句可以添加到人员操作中的“Unit URL”部分.

主管用这一部分来描述分配给该职位的职责. 该部分将出现在打印的职位描述的员工视图中, 但不会再出现在招聘启事上.

所有分配的职责都可以在人事管理的一个工作职能部分列出, 或者主管可以通过选择“添加功能”来创建指定职责的子部分.如果分配的任务被分成多个部分, 估计每个小节的工作量百分比. 所有关税必须达到100%.

分配的职责应该被描述为必须完成的工作, 而不是表现期望，比如礼貌或安全工作. 指定职责部分不应包括身体要求或申请人资格, 哪些应该放在职位描述的资格一栏.

用来描述任务和责任的行为词汇

所需经验是指能够学习和履行该职位职责所需的最低经验. 人力资源部门建议，大多数职位的资格要求不要超过3到5个.

所有要求的资格必须是非主观的, 所有申请人都很容易理解, 并且能够仅通过对书面申请材料的审查来评估是/否或通过/不通过. 这是我们必须遵守的联邦规定.

格式要求的经验在项目列表中.

• 在每一个项目开头写上所需的内容(不要以“有……经验”开头)。.这已经是该部分的标签了.)所需经验举例:
  • 三年从事行政或办公室支持工作
  • 作曲, 校对和编辑各种商务文件, 在申请材料中使用正确的语法和标点符号
  • 使用计算机软件和应用程序进行文字处理, 电子表格, 电子邮件和互联网研究
• 尽可能广泛地描述申请人晋升到这个职位所需的可转移经验. 严格的书面要求会人为地限制申请人数量.
• 尽可能避免使用品牌名称. 例如，使用“电子表格软件”而不是“Excel”.”
• 经验可以有或没有一个最短的时间框架列出. 如果需要最小持续时间，请将其列为特定的时间量，而不是范围.
• 要记住，现任员工可能比新员工拥有更多的技能和经验.
• 那些在入职后6个月内就能学到的技能不应该包括在必备经验中.
• 避免重复的需求. 例如, 如果要求有三年提供行政支持的经验, 如果要求有接电话和创建商业文件的经验，那将是重复的.
• “良好的沟通能力”等软技能不能被列为必需的资格，因为它们不能单独通过审查申请材料来评估(这是我们必须遵守的联邦要求)。. 软技能必须在面试过程中进行评估. 然而，诸如“有向小型和大型团体展示信息的经验"和"有解释规章制度或政策的经验，因为申请人可以在申请中描述他们如何符合资格要求.

经验陈述样例

要求教育是申请人进入一个职位必须具备的最低教育水平. 高中文凭或同等学历以外的教育必须是进入该职位所必需的特定学科的专业知识. 在某些情况下，大学学位对内在价值(批判性思维)是可取的, 广泛的教育, 等.)，它可能被列为优先资格.

工作家庭中的职位将有预先设定的教育要求水平. 对于所有其他职位，主管遵循以下指导方针.

分类地位:有限例外(经人力资源部批准), 允许的最高学历要求是高中文凭或同等学历，并不是所有的职位都需要高中文凭. 如果主管喜欢较高的教育水平, 它通常需要放在优先资格下.

免除职务当前位置大学学位可能被列为必备资格. 如果包括, 它必须列出提供进入该职位所需的专业知识的学科. 应仔细考虑教育要求. 如果工作经验是获得专业知识的更常见的方式, 那么学位很可能是首选的资格，而不是必需的资格. 在有限的情况下, 人力资源部门可以在不列出学科的情况下批准豁免职位的学位要求. 如需帮助，请联系 hr-classcomp@ngskmc-eis.net.

教育和工作同等

分类职位

更高级别的机密职位, 合适的申请人可能有几年的工作经验, 或者具备适合进入该职位的相关教育和经验.

经人力资源部批准, 一个完整的副学士学位可以代替2年的工作经验, 一个完整的学士学位可以代替四年的工作经验. 必须确定具体的学科，并将其包括在等效声明中. The equivalency is added into the required 经验 field after the base-level of 经验 required of all applicants in this format: “Five years of accounting 经验; an associate’s degree in accounting may substitute for two years of required 经验, 或者会计学士学位, 金融或商业可以代替四年的工作经验要求.”

请注意，必须在投寄前决定是否考虑同等学历. 一旦职位发布招聘信息, 除非职位描述中包含了同等职位，否则招聘委员会不能考虑同等职位.

豁免职位

如果豁免职位需要学位, 这表明进入这个职位需要从正规的大学学习中获得专业知识. 在极少数情况下，专业领域的长期工作可以取代正式的学习.

经人力资源部批准, 在其他要求之外，额外四年的工作可以取代学士学位. 在要求的教育领域中增加同等学历，格式如下:“会计学士学位, finance or business; four additional years of 经验 may be substituted for a bachelor’s degree.“这表明申请人必须具有所要求的经验一栏中列出的经验，再加上四年.

请注意，必须在投寄前决定是否考虑同等学历. 一旦职位发布招聘信息, 除非职位描述中包含了同等职位，否则招聘委员会不能考虑同等职位.

更多关于学历要求

包括员工必须完成基本职责的额外项目，例如:

• 许可
• 认证
• 持有有效驾照，具备驾驶学校车辆的能力
• 能够出差
• 能够在非标准营业时间和/或随叫随到的轮岗工作
• 最低年龄要求

牌照及证书:如果未列出日期, 申请人必须已经拥有该职位所要求的执照/证书. 新员工获得执照/证书是否有宽限期, 或在聘用后的X个月内取得.“时间框架通常是, 但并非总是如此, 六个月，与机密工作人员的试用期同时进行. 考虑员工获得执照需要多长时间. 例如，是否需要参加每年只有一次的培训? 

驾照:如果驾驶学校的车辆或设备是该职位的基本职能，并且至少占其总工作时间的5%(每年100小时)，我们只能要求申请人持有有效的驾驶执照. 在需要时, 增加“必须拥有有效的驾驶执照，能够满足驾驶学校车辆的政策要求。.”

旅行:说明员工何时需要在不同地点之间出差以完成必要的工作, 但不要开学校的车(注意:你不能要求员工有一辆私家车, only that they can get from point A to point B; 如何 they get there is up to them). 不必要的旅行, 比如参加专业发展会议, 不包括在这一节吗.

概括一点，但要说明一下旅行的范围. 是当地一日游还是过夜游? 是偶尔，定期还是频繁? 例子:

• 需要在工作日期间往返于不同地点参加会议和支持项目活动.
• 需要经常到博伊西过夜.
• 需要偶尔出差参加区域项目会议.
• 需要定期前往华盛顿州和俄勒冈州的高中进行多日旅行.

时间表一般的假设是周一到周五的正常工作时间. 包括任何不寻常的时间表情况，例如:

• 这个职位可能需要根据主管的要求进行轮班工作.
• 该职位可能需要加班，并可在标准工作时间之前和之后进行紧急加班.
• 这是在紧急情况和/或大学关闭的情况下可能需要的重要职位.

本节还应包括任何其他雇员要求，如最低年龄要求, 强制参加药物测试或医疗监督.

额外的优先资格可以用来进一步确定申请人在工作中取得成功的能力. 优先资格可以集中在以下任何一个或全部:额外的教育, 经验, 知识, 技能和能力.

首选资格必须与职位职责相关，并且应该写得广泛，以便招聘委员会可以考虑相关经验. 他们可以包括主观的短语，如“好”和“强”,但招聘委员会需要就如何一致、公平地衡量申请人的经历达成共识.

虽然对首选资格的数量没有限制, 人力资源部建议大约5个，不超过10个. 太多的首选资格可能会阻止申请人，这使得招聘委员会难以确定最合格的申请人.

首选资格应:

• 以一种清晰的方式写出来，让搜索委员会能够评估申请人达到或超过资格的水平.
• 尽可能描述经验或熟练程度.
• 写可转移技能，而不是该职位将执行的具体任务. 这扩大了申请人的范围，并为申请人的职业发展提供了机会.
• 与标头组合在一起. 例如:
  • 喜欢教育
    • 学士学位
  • 首选的经验
    • 进行培训和/或公开演讲
  • 首选的知识
    • 伊利诺伊大学的政策/程序和拨款/合同管理
    • Banner财务模块
    • 高级Excel功能

定义知识层次

工作知识对该学科有足够的熟悉，能了解基本原理和术语，能理解和解决简单问题.

一般知识对某一领域有足够的了解，能在正常情况下完成大部分工作. 这项工作要求理解标准情况，并包括该主题的大多数重要方面的知识.

全面的知识对该主题的高级知识. 这项工作要求对主题领域有充分的理解，以解决不寻常的和常见的工作问题, 能够在技术问题上提供建议，并作为组织中其他人的资源.

全面的知识:要求完全掌握和理解该学科. 这一术语应谨慎使用，仅用于提出假设所需的异常严格或负责任的职位, 概念或方法.

界定熟练程度

基本: Uses basic understanding of the field to perform job duties; may need some guidance on job duties; applies learning to recommend options to address unusual situations.

工作: Successfully completes diverse tasks of the job; applies and enhances 知识 and skill in both usual and unusual issues; needs minimal guidance in addressing unusual situations.

广泛的: Performs without assistance; recognized as a resource to others; able to translate complex nuances to others; able to improve processes; focus on broad issues.

专家/领袖: Seen as an expert and/or leader; guides, troubleshoots; has strategic focus; applies 知识 and skill across or in leading multiple projects/orgs; demonstrates 知识 of trends in field; leads in developing new processes.

经验陈述样例

额外的知识、技能和能力

对于许多位置，这部分将是空白的. 如果需要, 它允许部门描述完成基本工作职责的物理要求. 符合ada标准, 陈述必须按照所要求的结果来写, 而不是履行职责的方式.

生理需求

能够举起和/或以其他方式移动重物是一个常见的要求. 没有必要指明员工需要搬运哪些物品, 但应包括最大重量和频率(重复), 例行公事地, 偶尔).

只有在需要完成该职位的基本职能，并且需要在一年中花费至少5%的精力(100小时)的情况下，才列出身体要求. 举个例子, 行政助理把复印纸盒从一个办公室搬到另一个办公室可能很方便, 但这真的是这个职位存在的原因吗? 每年需要100个小时来完成这项任务吗? 如果员工不能移动箱子，其他人可以移动吗? 这可能不是一个基本功能. 相反, 一个农场助理将在农场周围移动灌溉设备，每天可能要做几个小时，这是该职位必不可少的职责.

物理需求声明示例

工作条件

工作条件是信息陈述. 它们描述了员工在完成基本职责时所处的工作环境. 例如:

• 员工会在户外极端天气下长时间工作吗?
• 他们会经常暴露在安全但可能令人不快的气味中吗?
• 工作是否会在大学设施以外的地方进行(例如, 远程现场工作)?

样品工作条件

在PeopleAdmin操作中, 上传包含最新单位组织结构图的PDF文件，其中包括工作标题和PCN编号. 不包括在职人员的姓名, 因为这是不必要的，需要经常更新. 确保上传的文件是可读的:有些图表模板一旦保存为PDF格式，就很难阅读和打印.

组织结构图提供了职位的背景, 说明正式的报告结构和单位的整体组成.

确保图表包含以下信息:

• 职位(即使职位是新的), 包括它，以便图表反映未来的组织结构)
• 该职位主管
• 向同一主管报告的其他职位
• 向这个位置报告的位置
• 其他在单位工作的人
• 其他预计将很快填补的空缺职位
• 不包括不再填补的职位.